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天水经济发展有限责任公司办公室 对《关于进一步加强合同管理的通知》的说明
时间:2020-07-17 09:37:00 来源:

各部室、下属单位:
       为进一步加强合同管理,提升工作效率,方便于合同文本查找,按照公司统一安排,2020年7月16日,办公室起草印发了《关于进一步加强合同管理的通知》(天经司发〔2020〕84号),对合同编号、合同管理责任、合同内容和形式等提出具体要求。为了进一步统一操作实践,现就有关事项说明如下:
       1.合同管理按照“谁经办、谁管理、谁负责”进行归口管理,经办部门负责合同日常管理、执行、存档等,合同签订主体单位统一管理合同编号。除劳动合同外,所有合同签订后应按照财务部的要求及时备案,纳入“应付应收账款管理”。
       2.合同编号管理中关于“公司简称”的编号方法,合同签订主体为经济发展公司,公司简称由“经发公司代码+经办部门代码”组成,合同签订主体是下属公司,公司简称由“经发公司代码+下属公司代码”两部分组成。公司内部两个下属公司之间签订的合同按合同起草方(甲方,主动发起方)为主体编号登记。
       3.公司起草的合同,封皮、封底使用统一格式、A3双面排版。制式合同由由对方单位起草的合同在盖单前按合同编号办法登记。
       4.所有合同应严格履行合同审批流程后加盖合同章。加盖公司合同专用章时,办公室印章经办人应当对合同审批单位、合同内容及格式等要件进行审查,确认无误后盖章。
       5.所有合同应至少留存两份纸质版,分别由财务部和经办部门、单位保存(如果正本份数不够,可留存复印件,但应在首页合同名称处加盖“复印件”字样),合同文本电子版与纸质版同时保留,存档格式为“.PDF”,文件名为“合同编号”。

编号案例列举:
       举例1:
       TJF-JCB-JK-20200710-02:表示经济发展公司计划财务部经办、2020年7月10日签订的借款合同,为当日第2份合同。
       TJF-CH-LD-20200710-03:表示天经测绘公司2020年7月10日签订的劳动合同,为当日第3份合同。
       举例2:
       比如供热公司经办的一项合同,我方合同签订单位是天水经济发展公司,那么合同编号应该为“TJF-QT-20200720-01”。
       计划财务部经办的一项合同,我方合同签订单位是天水开源置业公司,那么合同编号应该为“TJF-ZY-JK-20220720-02”。
       举例3:
       经济发展公司与人力资源服务公司签订的其他类型合同,如果甲方是经济发展公司,合同编号为“TJF-RLB-QT-20200720-01”,人力资源公司沿用此编号;如果甲方是人力资源服务公司,合同编号应为“TJF-RL-QT-20200720-01”,经济发展公司也沿用此编号。
       开源置业公司与开源物业公司签订的其他类型合同,开源物业如果是甲方,合同编号为“TJF-WY-QT-20200420-01”,开源置业公司沿用此编号;如果甲方是开源置业公司,合同编号为“TJF-ZY-QT-520200720-01”,开源物业公司沿用此编号。
                                       
                                                                                                                                                                  天水经济发展有限责任公司办公室
                                                                                                                                                                              2020年7月17日
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